به‌هیچ‌عنوان یک رزومه جامع و کلمی را نباید آماده کرد و به تمام استادها ارسال کرد. در نظر داشته باشید حتی ترتیب علایق تحقیقاتی شما نیز مهم است و هیئت‌علمی به آن‌ها توجه می‌کنند. به‌علاوه اینکه درصورتی‌که موارد جامعی نوشته باشید نباید انتظار داشته باشید که همه استادها شما را به‌عنوان دانشجویی که مسیر زندگی‌اش مشخص است بشناسند. درواقع با واردکردن علایق زیاد شانس شما به‌عنوان دانشجوی دکتری برای ادامه تحصیل نابود می‌شود زیرا هنوز حیطه دقیق تحقیقاتی خود را نشناخته. همچنین با واردکردن موردهای بیش از سه عدد در بخش علایق تحقیقاتی نشان می‌دهید که موضوع تحقیقاتی زیاد هم برای شما مهم نیست و به هر دلیلی می‌خواهید با استاد موردنظر کارکنید یا اینکه تنها هدف شما دریافت پذیرش از آن دانشگاه است.

در کنار نکات مهم فوق، نامه انگیزه نامه باید به‌صورت مشخص به همان فردی که قصد دارید ایمیل بزنید بنویسید. یعنی اسم آن فرد باید به‌عنوان دریافت‌کننده انگیزه نامه قید شود. همچنین آدرس پستی آن فرد در بالای نامه قرار داشته باشید. علاوه بر این به دلیل اینکه در این نامه شما قصد دارید بگویید علایق تحقیقاتی شما در این چند سال موارد مشخصی هست لذا باید این جمله را نیز مانند بقیه موارد گفته‌شده شخصی‌سازی کنید.

دلایل فوق باعث می‌شود که هر رزومه تحصیلی با استفاده از یک بانک اطلاعاتی که خود شما از نام، علایق تحقیقاتی، محل تدریس تمامی استادهای موردنظر را در یک رزومه جامع جایگذاری کنید. این مرحله باید به‌دقت صورت گیرد. همچنین برای تمامی اساتید که ممکن است حتی به 1000 استاد هم برسد اصلاح شود.

گروه اپلای پال با تکیه‌بر توانایی‌های نرم‌افزاری خود قادر است تمامی مدارک موردنظر شما را با استفاده از بانک اطلاعاتی موردنظر شما به تعداد دلخواه تولید نماید تا شما دیگر دغدغه این جایگذاری را نداشته باشید. توجه گردد که بسیاری از افرادی که قبلاً در راستای اپلای تلاش کردند اظهار کردند که فقط به علت یک اشتباه در جایگذاری موقعیت‌های عالی را به‌راحتی از دست دادند.