روند گرفتن توصیه نامه

در مرحلهٔ ابتدایی شما باید سایت دانشگاه مقصد را بررسی کرده تا از تعداد توصیه‌نامه درخواستی لازم اطلاع کسب کنید؛ تعداد توصیه‌نامه‌ها به‌طورمعمول ۲ یا ۳ عدد است. فرم توصیه‌نامه معمولاً به‌صورت فایل PDF یا Word موجود است و شما لازم است که آن را پرینت کرده و در اختیار استادی قرار دهید که قصد نوشتن توصیه‌نامه برای شما را دارند. نکته‌ای که باید توجه داشته باشید این است که توصیه‌نامه‌ها را بهتر است از اساتیدی بگیرید که شناخته کافی نسبت به شما دارند و یا اساتیدی که با آن‌ها درس داشته و نمرات بالایی از درس آن‌ها کسب کرده‌اید. دانشجویانی که برای مقطع دکترا اقدام به پذیرش می‌کنند باید توجه داشته باشند یکی از اساتیدی که توصیه‌نامه برای شما می‌نویسد باید استاد راهنمای مقطع کارشناسی ارشد شما باشد.

پس‌ازآنکه استاد مربوطه توصیه‌نامه را بر روی کاغذ آرم دار دانشگاه برای شما نوشت، باید آن را در پاکت مخصوص دانشگاه قرار داده، درب آن را بسته و روی آن (پاکت) را امضا کند (به‌هیچ‌عنوان درب توصیه‌نامه نباید توسط شما باز شود چون دیگر اعتبار نخواهد داشت). نکتهٔ مهم دیگری که باید مدنظر داشته باشید این است که در برخی از دانشگاه‌ها به خاطر حجم زیاد درخواست‌ها برای نوشتن توصیه‌نامه، اساتید وقت کافی برای نوشتن آن‌ها را نخواهند داشت و بنابراین شما باید از قبل فرصت مناسب را برای استاد مربوط برای نوشتن توصیه‌نامه فراهم کنید؛ یکی از اشتباهاتی که دانشجویان در امر پذیرش انجام می‌دهند این است که گرفتن توصیه‌نامه را به مرحله آخر منتقل می‌کنند؛ این امر باعث می‌شود که استاد مربوط وقت کافی برای توصیه‌نامه شما نداشته و کل پروسهٔ پذیرش شما را به مخاطره بیندازد.

در سال‌های اخیر دانشگاه‌ها سیستم جدیدی برای دریافت توصیه‌نامه ایجاد کرده‌اند، در این سیستم دیگر نیازی به پرینت فرم‌ها و دادن آن به استاد مربوطه نیست، بلکه در حین انجام پروسهٔ پذیرش، امکان ایجاد فایل الکترونیکی در دانشگاه مربوط به شما داده خواهد شد. از طریق این سیستم الکترونیکی این امکان به شما داده خواهد شد که پست الکترونیک افرادی که قرار است برای شما توصیه‌نامه بنویسند را در سیستم ثبت کنید و به‌این‌ترتیب سیستم یک پست الکترونیکی به اساتید مربوط فرستاده و از آن‌ها درخواست پر کردن فرم توصیه‌نامه را به‌صورت الکترونیکی می‌کند، گرچه این روش روند کلی کار را تسهیل می‌کند ولیکن این روند نیازمند پیگیری شما جهت اطمینان از پاسخ به پست الکترونیکی دانشگاه مربوط توسط استادی است که قرار است برای شما توصیه‌نامه بنویسد. به‌کرات اتفاق افتاده است اساتید مربوطه پاسخ به پست الکترونیکی را فراموش کرده و کل پرونده پذیرش شما به‌صورت معلق باقی خواهند ماند. سیستم آنلاین دانشگاه‌ها جهت امر پذیرش این امکان را برای شما فراهم می‌سازند که بررسی کنید کدام‌یک از اساتیدی که جهت نوشتن توصیه‌نامه در سیستم ثبت‌شده بودند به پست الکترونیکی مربوطه پاسخ داده‌اند و بنابراین می‌توانید مطمئن شوید که چه کسی هنوز به پست الکترونیکی پاسخ نداده است و از این طریق با استاد مربوطه تماس بگیرید.

متقاضیان باید توجه داشته باشند که دانشگاه‌های معتبر ضرب‌الاجلی (Deadline) را برای دریافت کلیه مدارک شما تعیین می‌کنند، اگر حتی یکی از مدارک شما دیرتر از این ضرب‌الاجل به دست دانشگاه برسد ممکن است پرونده شما بررسی نشود؛ این مورد حتی شامل توصیه‌نامه‌ها نیز می‌شود.

نکته دیگری که در بالا به آن اشاره شد سیستم آنلاین دانشگاه‌ها برای امر پذیرش است طوری که دانشگاه‌ها اکثراً به سمت سیستم آنلاین جهت امر پذیرش رو آورده‌اند، بدین‌صورت که شما مانند تمام سرویس‌های آنلاین دیگر با یک کد کاربری و یک کلمه عبور مشخص در سیستم عضو می‌شوید، سپس با استفاده از این کد کاربری می‌توانید به سیستم واردشده و اطلاعات خود را که شامل اطلاعات شخصی و تحصیلی است را وارد کنید؛ باید توجه داشت که واردکردن اطلاعات شما به‌صورت آنلاین به معنی این نیست که دیگر نیاز نیست مدارک خود را به دانشگاه مربوط پست کنید، اکثر دانشگاه‌ها از شما می‌خواهند که پس از واردکردن کلیه اطلاعات شخصی و تحصیلی، برخی یا کلیه مدارک مربوط به آن‌ها را نیز به دانشگاه مربوط پست کنید.

در انتها توصیهٔ قابل‌تأملی که برای دانشجویان متقاضی پذیرش داریم این است که ازآنجایی‌که توصیه‌نامه‌ها معمولاً محرمانه نوشته می‌شوند سعی کنید از اساتیدی توصیه‌نامه بگیرید که اطمینان دارید دیدگاه خوبی نسبت به شما دارند و نکات قوت شما را برجسته می‌کنند. یک توصیه‌نامهٔ قوی می‌تواند تأثیر بسزایی در اخذ پذیرش و کسب کمک‌هزینهٔ تحصیلی داشته باشد.