روند اپلای کردن
به‌طورکلی می‌توان مسیر اپلای تا پذیرش را به مراحل زیر تقسیم کرد:
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
- تهیه فهرست دانشگاه‌ها و ددلاین آن‌ها
- شرکت در آزمون‌های زبان و دریافت نمره زبان
- مشخص کردن منابع مالی جهت پوشش هزینه‌های تحصیل
- تشکیل رزومه یا CV
- آماده کردن SOP
- ترجمه مدارک (مدارک تحصیلی، ریزنمرات، دانشنامه)
- تماس با استادها
- تکمیل فرم درخواست پذیرش و پرداخت Application Fee
- دریافت توصیه‌نامه (Recommendation)
- ارسال مدارک
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
مانند تمامی پروژه‌های مهم و طولانی، در اپلای نیز یک برنامه‌ریزی مناسب پیش از شروع کار لازم و ضروری است. پیش از هر چیز لازم است دلایل و پشتوانه ذهنی مناسبی برای ترک کشور و تحصیل دریکی از دانشگاه‌های خارج از کشور را داشته باشید؛ یعنی قبل از شروع برنامه‌ریزی، تصمیم خود را به‌صورت جدی گرفته باشید و به‌صورت مصمم وارد فرآیند اپلای شوید. اهمیت برنامه‌ریزی بدان حد است که اهمال در انجام آن می‌تواند منجر به از دست رفتن کل زحمات شما یا در خوش‌بینانه‌ترین حالت سبب تأخیر یک نیمسال یا یک سال برای شروع تحصیل در دانشگاه شود. درنتیجه این مرحله از فرآیند Apply از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است.
پیشنهاد ما این است که فرآیند اپلای خود را ۷ تا ۱۲ ماه قبل از Deadline دانشگاه‌ها آغاز کنید. هرچقدر زودتر فرآیند اپلای خود را شروع کنید احتمال موفقیت شما بیشتر خواهد بود. مثلاً اگر کمتر از ۲ ماه به ددلاین باقی‌مانده باشد، تقریباً می‌توان گفت شانس موفقیت در اخذ پذیرش نزدیک به صفر است. به‌عنوان نمونه برای شروع ترم Fall (پاییز) سال میلادی بعدی (مثلاً ۲۰۱۸)، حداقل می‌بایست از فروردین‌ماه سال ۲۰۱۷ کارهای لازم را آغاز کنید.
تهیه فهرست دانشگاه‌ها و ددلاین آن‌ها
پس‌ازاین که احساس کردید انگیزه لازم را دارید، اقدام بعدی این است که جهت انتخاب دانشگاه و رشته مناسب با استفاده از وب‌سایت‌های معتبر علمی فهرستی از دانشگاه‌ها و رنکینگ آن‌ها تهیه کنید، سپس با جستجو در وب‌سایت دانشگاه‌های فهرست شده، برنامه تحصیلی (Program) موردنظر خود را که در آن دانشگاه می‌خواهید، انتخاب کنید.
در این مرحله لازم است وب‌سایت دانشگاه‌های برگزیده خود را بازدید و تمامی موارد مرتبط با Requirements (شرایط پذیرش) را به‌دقت مطالعه و ددلاین و کمک‌هزینه‌های مالی مرتبط را بررسی نمایید. همچنین با ارسال ایمیل به بخش‌های مختلف دانشگاه، می‌توانید درخواست کنید تا جزئیات بیشتری را نیز برای شما ارسال کنند. به‌عنوان نمونه ممکن است بتوانید میانگین نمره تافل iBT پذیرفته‌شدگان سال پیش که کمتر در سایت دانشگاه‌ها به آن اشاره می‌شود را از مسئولین دانشگاه با استفاده از ایمیل دریافت کنید.
پس‌ازآن فهرست Deadline هایی که باید به آن‌ها برسید را مشخص و زمانی را که لازم است نمره‌های زبان (مثل iBT/IELTS/GRE و …) را در دست داشته باشید و همچنین زمانی که مدارکتان لازم است آماده باشد را بر مبنای آن‌ها مشخص کنید. بدین ترتیب زمان مناسب برای مکاتبه با استادها و گرفتن جواب نیز برای شما مشخص می‌شود. درنهایت می‌توانید ضرب‌الاجل‌هایی را به‌صورت شخصی برای خود تعیین کنید و یک جدول زمانی کامل برای تمامی قدم‌هایی که می‌خواهید در طول این فرآیند بردارید نیز تهیه کنید. میزان وفاداری و جدیت شما در رعایت این جدول زمانی تأثیر مستقیمی برافزایش شانس کسب پذیرش شما دارد.
شرکت در آزمون‌های زبان و دریافت نمره زبان
گواهی‌های مربوط به زبان انگلیسی انواع متفاوتی از آزمون‌ها مانند GMAT، GRE Subject،GRE General،MCAT، LSAT، IELTS، TOEFL و سایر آزمون‌های مشابه را در برمی‌گیرد. به‌عنوان یک متقاضی اپلای می‌بایست تحقیق کنید که دانشگاه موردنظر شما دقیقاً کدام مدارک را از شما می‌خواهد؛ بنابراین زمان مناسب برای آماده‌سازی خودتان، ثبت‌نام و شرکت در این آزمون‌ها را تعیین کنید. تجربه ما در این سال‌ها نشان می‌دهد افرادی که آزمون زبان خود را در سه‌ماهه اول شروع فرایند اپلای با موفقیت پشت سر می‌گذارند، بی‌دغدغه‌تر از دیگران مسیر Apply را طی می‌کنند. برای مطالعه بیشتر در این مورد می‌توانید مقاله “برای پذیرش در دانشگاه‌های خارجی چه نمره تافل یا آیلتسی مناسب است؟” را مطالعه نمایید.
مشخص کردن منابع مالی جهت پوشش هزینه‌های تحصیل
نحوه تخصیص کمک‌هزینه تحصیلی و نهایی شدن فرآیند آن، حتی ممکن است تا بعد از پذیرش نیز به طول بیانجامد. بسیاری از متقاضیان تحصیل در خارج از کشور بعد از دریافت پذیرش، به دلیل دریافت نکردن کمک‌هزینه مالی و یا کم بودن میزان آن از مهاجرت تحصیلی صرف‌نظر کرده‌اند. دو عامل بسیار مهم استاد و رزومه تحصیلی عالی در کنار حرکت صحیح در فرآیند اپلای، می‌تواند باعث موفقیت شما در دریافت کمک‌هزینه مالی شود. شما می‌توانید با مراجعه به وب‌سایت دانشگاه موردنظرتان از قسمت‌هایی نظیر Financial Aids یا Fellowship از انواع بورس‌های تحصیلی (فاند) ارائه‌شده در آن دانشگاه مطلع شوید.
منابع مالی معرفی‌شده و بورس‌های تحصیلی ارائه‌شده از سوی هر دانشگاه متفاوت است و انواع گوناگونی دارد، همچنین شرایط دریافت هرکدام از آن‌ها نیز با یکدیگر فرق می‌کند؛ اما به‌طورکلی بهترین نوع دریافت بورس تحصیلی در قالب گرفتن موقعیت‌های کاری دانشگاهی تحت عنوان دستیار پژوهشی (Research Assistantship) و دستیار آموزشی (Teaching Assistantship) است. این دو موقعیت کاری در دانشگاه که به آن‌ها RA و TA نیز گفته می‌شود ویژهٔ دانشجویان کارشناسی ارشد و دکترا است. حقوق دستیار پژوهشی و آموزشی بین ۱۲۰۰ دلار تا ۲۲۰۰ دلار امریکا است.
تشکیل رزومه (Resume) یا سی وی (CV)
رزومه باید بتواند مجموعه‌ای از قابلیت‌ها، توانمندی‌ها، تجربه‌ها و افتخارات تحصیلی شما را در قالبی بسیار شکیل و مناسب نمایش دهد. کسب تجربه در نوشتن CV به‌تدریج و بامطالعه روی سی وی‌های خوب دیگران حاصل می‌شود. در تعداد کمی از دانشگاه‌ها، CV و رزومه باهم متفاوت هستند، اما برای تعداد بی‌شماری از دانشگاه‌ها رزومه و سی وی به یک عنوان به کار می‌روند و حتی شیوه‌های نگارش آن‌ها نیز شبیه هم است. هر سی وی/رزومه از سه بخش اصلی تشکیل‌شده که شامل مشخصات فردی، سوابق تحصیلی و کاری و بخش سوم ذکر مهارت‌ها، قابلیت‌ها، افتخارات و تجارب مهم است. تمامی مواردی که احساس می‌کنید به غنای سی وی شما کمک کرده و اعتبار بیشتری به آن می‌بخشد را می‌توانید در این بخش وارد نمایید. در هنگام نگارش رزومه به موارد زیر توجه نمایید:
- رزومه یا CV شما طولانی نباشد.
- عجولانه نوشته‌نشده باشد.
- با در نظر گرفتن و مطالعه سی‌وی‌های موفق نوشته شود.
- ویرایش دوره‌ای آن فراموش نشود.
دریافت توصیه‌نامه
درروند اپلای، دریافت توصیه‌نامه (Recommendation Letter) از برخی اساتیدی که در دوره کارشناسی یا کارشناسی ارشد داشته‌اید، ضروری است. توصیه می‌شود درخواست نگارش توصیه‌نامه یا پر کردن فرم‌های مخصوص توصیه‌نامه را از اساتیدی داشته باشید که پیش‌تر در پروژه‌ای علمی با آن‌ها مشارکت داشته‌اید. این امر منجر به این خواهد شد تا توصیه‌نامه شما منحصربه‌فرد باشد و بر مبنای شناخت استاد از شما به رشته تحریر درآید. همچنین دریافت توصیه‌نامه از اساتید شناخته‌شده که رزومه‌ای قوی دارند می‌تواند عامل بسیار مؤثری برای دریافت پذیرش شما باشد.
آماده کردن SOP
درواقع (SOP (Statement of Purpose نامه‌ای است که در آن اهداف آکادمیک خود از ادامه تحصیل را به بهترین نحو بیان می‌کنید. به یاد داشته باشید که یک SOP خوب و مؤثر نقش بزرگی در درخواست پذیرش شما داراست. SOP به دلیل اینکه فرمت مشخصی ندارد، یک نوشته منحصربه‌فرد برای شخص متقاضی است مگر اینکه دانشگاه مقصد شما فرمت مشخصی را برای آن در نظر گرفته باشد. لازم است SOP ازنظر نوشتاری منسجم و عاری از غلط‌های گرامری و نگارشی باشد. مهم‌ترین نکاتی که باید برای نوشتن SOP در نظر داشته باشید، موارد زیر است:
- SOP باید گویا و بیان‌گر اهداف مشخص شما از تحصیل باشد.
- به‌هیچ‌وجه در نگارش آن کپی‌برداری نکنید.
- از جملات منفی استفاده نکنید.
- از ساختار مشابه با رزومه استفاده نکنید.
- ابعاد غیرعلمی شخصیت خود را شرح دهید.
ترجمه مدارک (مدارک تحصیلی، ریزنمرات، دانشنامه)
دریافت ریزنمرات و دانشنامهٔ دوره کارشناسی یا کارشناسی ارشد که دارای مهر و امضای دانشگاه است و سپس تأیید مدارک ذکرشده در وزارت علوم یا سازمان مرکزی دانشگاه آزاد، این مرحله را تشکیل می‌دهند. بعدازآن شما باید مدارک یادشده را در دارالترجمه‌های رسمی، ترجمه کرده و این ترجمه‌ها دارای مهر دادگستری و وزارت علوم باشد و آن‌ها را به دانشگاه موردنظرتان جهت ادامه تحصیل در پاکت مهروموم‌شده دانشگاه ارسال نمایید. در نظر داشته باشید، شما پس از طی کردن مراحل بالا با توجه به دانشگاه و کشور مقصدتان باید مدارکتان را مورد ارزیابی مجدد توسط نهادهای معرفی‌شده از سوی دانشگاه‌های کشور مقصدتان قرار دهید. به‌عنوان‌مثال شما برای تأیید مدارک تحصیلی‌تان برای دانشگاه‌های کشور آلمان، می‌توانید با مراجعه به بخش دانشجویی سفارت آلمان در ایران اقدام به تأیید مدارک خودنمایید، اما برای کشور آمریکا شما باید هزینه‌ای را تقبل کرده و با مراجعه به وب‌سایت WES سفارش ارزیابی مدارک تحصیلی‌تان را ثبت نمایید.
تماس با استادها
نقش تماس با اساتید در بالا بردن احتمال دریافت پذیرش و همچنین دریافت کمک‌هزینه مالی انکارناپذیر است. بهترین راه تماس با اساتید، وب‌سایت شخصی آن‌هاست، گرچه یکی از معیارهای آغاز تماس با یک استاد علاقه‌مندی شما به زمینه کاری استاد موردنظرتان است. اگر شما تجربه انجام پروژه‌ای را درزمینهٔ علمی استادی که می‌خواهید با آن تماس بگیرید، داشته باشید، اقبال بیشتری برای جلب نظر وی به رزومه خودخواهید داشت. مقالات اخیر استادها را حتماً مطالعه کنید و در کنار آن بررسی کنید که کدام‌یک از اساتید، فاند (Fund) داشته و می‌توانند شما را موردحمایت مالی قرار دهند. در زمان تماس با استادها بر روی تجربیات مرتبط کاری‌تان با حوزه کاری استاد موردنظر تأکید کنید چراکه تأثیر بسزایی در پذیرش شما خواهد داشت.
در ایمیل خود، روی سؤالاتی که می‌پرسید متمرکز شوید و از پرسیدن سؤال‌های تکراری و متداول پرهیز کنید. برای آشنایی هر چه بیشتر استاد با سطح علمی و تجربه‌هایتان، حتماً رزومه خود را به ایمیل ضمیمه کنید. با توجه به اینکه زمان انتخاب دانشجویان خارجی، عموماً حدود شش ماه پیش از زمان آغاز ترم تحصیلی است، می‌توان بازه ۶ تا ۱۲ ماهه قبل از شروع ترم را بهترین زمان برای تماس با اساتید در نظر گرفت اما به دلیل شرایط بسیار متفاوت دانشگاه‌ها، تعیین بازه دقیق مکاتبات ممکن نیست. در پایان نکات زیر را نیز در رابطه با تماس با استادها در نظر بگیرید:
- تعداد ایمیل‌هایی که در بازه تاریخ دریافت پذیرش به استادها می‌رسد به حدی بالاست که میزان زمان مطالعه ایمیل شما توسط استاد را به یک تا چند دقیقه محدود می‌کند، لذا بسیار مهم است که بتوانید طوری ایمیل را آماده کنید که بسیار سریع مهارت‌های علمی و تجارب شما به استاد منتقل شود.
- از ارسال ایمیل به مجموعه‌ای از استادها با حوزه کاری متفاوت پرهیز کنید. ممکن است این اساتید باهم در ارتباط باشند و این ارزش رزومه شما را پایین می‌آورد.
- در عنوان ایمیل ارسالی حتماً حوزه کاری استاد را نام ببرید و از ذکر عباراتی مانند “به فیلد کاری شما علاقه‌مندم” بپرهیزید.
- ساختار نگارش رسمی را در نوشتن ایمیل ارسالی رعایت کنید. ایمیل رسمی به‌طورمعمول از چهار بخش معرفی، بیان علاقه‌مندی و تجارب، درخواست از استاد و سپاسگزاری از وی تشکیل می‌شود.
تکمیل فرم درخواست پذیرش و پرداخت Application Fee
در این مرحله از طرف دانشگاه مقصد از شما درخواست می‌شود تا پس از تکمیل فرم‌ها هزینه بررسی مدارکی که تاکنون جهت پذیرش آماده کرده‌اید را بپردازید. این مبلغ به‌عنوان Application Fee شناخته می‌شود و توسط کارت‌های ارزی بین‌المللی و به‌صورت آنلاین قابل پرداخت است.
ارسال مدارک
پس از طی تمام مراحل فوق و تکمیل مدارک هر دانشگاه، لازم است مدارک را به‌صورت پستی ارسال نمایید. مدارک باید پیش از زمان Deadline که ابتدای مقاله درباره آن صحبت کردیم و توسط هر دانشگاه مشخص‌شده است ارسال شود. برای ارسال می‌توانید از سرویس‌های پستی زیر استفاده کنید:
- شرکت پست ایران
- پست TNT
- پست DHL
- پست ARAMEX
بعد از پشت سر گذاشتن این مراحل، کاری به‌جز ادامه ارتباط با استادها و انتظار برای پاسخ و نظر آن‌ها نخواهید داشت. نتایج معمولاً ۳ تا ۵ ماه بعد مشخص می‌شود و نتیجه آن‌یکی از دو وضعیت، رد درخواست (Reject) و یا دریافت پذیرش (Admission) است.