نکات مهم توصیه نامه

۱) انتخاب مرجع

اینکه چه شخصی بایستی توصیه‌نامه علمی را بنویسد، خیلی تصمیم سخت و مهمی است که شخص متقاضی بایستی راجع به آن تصمیم بگیرد. درمجموع و طبق تجربه شخصی بهتر است که این شخص استاد دانشگاه باشد، دارای مهارت انگلیسی بالایی باشد و اینکه شخص متقاضی را به‌خوبی ازلحاظ قابلیت علمی و مخصوصاً توانایی تحقیق و پژوهش بشناسد و درگذشته یا حال با متقاضی رابطه نزدیک کاری داشته باشد. به‌عبارت‌دیگر بهتراست فرد مرجع به ترتیب اولویت استاد راهنما، استاد مشاور، مرجعی که پروژه‌ای با او انجام‌شده و یا استادی که درسی با او داشتید باشد. حالت ایدئال آن است که این "مرجع" در دانشگاه مقصد فردی از بین اساتید را نیز بشناسد.

نکتهٔ دیگری که لازم به توجه است آن است که قبل از معرفی فردی به‌عنوان مرجع یا درخواست‌نامه از او، خوب است که از فرد موردنظر پرسیده شود که آیا نظر مثبتی در مورد متقاضی داشته و می‌تواند نامهٔ خوبی که به سود متقاضی است در مورد او و تقاضانامهٔ او بنویسد یا خیر. همچنین آیا فرد مدنظر این مسئولیت را قبول می‌کند یا خیر و آیا شرایط خاصی برای قبول این امر دارد یا خیر (به‌خصوص که بعضی افراد تعداد توصیه‌نامه‌هایی که می‌نویسند را به خاطر کمبود وقت و غیره به تعداد خاصی مثلاً سه مورد یا پنج مورد یا مشابه آن محدود می‌کنند). 

۲) نحوه ارسال و تعداد

معمولاً برای دانشگاه‌های آمریکای شمالی تعداد ۳ توصیه‌نامه علمی لازم است که قاعدتاً یا به‌صورت کاغذی و یا به‌صورت الکترونیکی ارسال می‌شود. طبق تجربه شخصی اگر هر دو صورت ارسال توصیه‌نامه ممکن باشد، روش الکترونیکی بهتر است و ترجیح داده می‌شود. در صورت ارسال الکترونیکی، شخص متقاضی بایستی ایمیل مربوط به "مرجع" را در سایت مربوطه وارد کند و سپس دانشگاه با "مرجع" تماس خواهد گرفت. در حالت کاغذی، بایستی متقاضی از فرمهای مربوطه پرینت تهیه‌کرده و در اختیار "مرجع" قرار دهد. توجه کنید که درصورتی‌که افراد ایمیل‌ها یا شماره‌های متعددی دارند ترجیحاً (مگر خود فرد مرجع غیرازاین را بخواهد) از ایمیل‌های دانشگاهی یا کاری آن‌ها استفاده کنید (استفاده از ایمیل‌های گوگل، یاهو و ... رسمیت چندان و مکفی ندارند) و شماره‌های کاری مربوط به دفتر آن‌ها را در فرم‌های مربوطه درج کنید.

نکته مهمی که اینجا لازم به یادآوری است این است که وقت کافی به فرد مرجع بدهید؛ زیرا اکثر این افراد دارای مسئولیت‌ها و مشغله‌های فراوانی بوده و احتمالاً در فصل تقاضا باید برای افراد زیادی توصیه‌نامه بنویسند که این امر ممکن است به علت فراموشی، اشتباهات سهوی یا کمبود وقت باعث ایجاد مشکل درروند کاری ارسال توصیه‌نامه نوبت. به‌ویژه زمانی که نامه‌ها الکترونیکی ارسال می‌شوند، متقاضی می‌بایست پیگیر بوده و محترمانه یادآور این نکته به فرد مرجع باشد که توصیه‌نامه را به‌موقع ارسال کند.

۳) محتویات توصیه‌نامه

معمولاً توصیه‌نامه شامل دو بخش است. بخش اول یک فرم از پیش تهیه‌شده (Template) است که شخص "مرجع" می‌بایستی مشخصات خود را یادداشت کند و اینکه یک ارزیابی سریع از متقاضی انجام دهد. بخش دوم یک نامه است که بایستی شخص "مرجع" این را یادداشت کند. معمولاً در این نامه به نکاتی شامل میزان علاقه و جدیت متقاضی در درس‌هایی که با "مرجع" داشته و مهارت متقاضی در انجام تحقیق و پژوهش اشاره می‌شود. طولانی یا کوتاه بودن این نامه مهم نیست، بلکه این‌که چه اطلاعاتی را منتقل می‌کند مهم است. بایستی به‌گونه‌ای باشد که فرد ارزیابی‌کننده را مجاب کند که متقاضی انسانی است جدی، منظم و دارای پتانسیل خوب پژوهشی.

به‌عنوان نکته پایانی، معمولاً این توصیه‌نامه علمی به همراه سایر مدارک ارسال‌شده بررسی می‌شود، پس اگر متقاضی در بخش رزومه و یا انگیزه نامه بر روی گرایش خاصی تأکید کرده است؛ بهتر است که مرجع‌ها نیز از همین گرایش انتخاب شوند و نه از گرایش‌های دیگر!