راهنمای مکاتبه با اساتید

به‌طورکلی مفید است که پیش از پر کردن فرم درخواست تحصیلات تکمیلی با دانشکده ارتباط برقرار کنید؛ به‌ویژه زمانی که به یک برنامه‌ای بنا بر توانایی آن در یک یا دو آزمایشگاه، درخواست می‌دهید؛ اگر آن آزمایشگاه‌ها دانشجوی جدید قبول نکنند، احتمالاً شما تمایلی به اختصاص دادن زمان و هزینه به آن دانشکده نیستید. توصیه می‌کنیم حتی اگر محدود به یک آزمایشگاه خاص هم نمی‌شوید، باز با دانشکده ارتباط برقرار کنید.

با چه کسی باید تماس بگیرم؟

اکثر افراد به چندین برنامه درخواست می‌دهند و ما قویاً توصیه می‌کنیم چند دانشکدهٔ موردعلاقه را که امکان درخواست دادن به آن‌ها وجود دارد، در هر دانشگاه شناسایی کنید. با این کار شانس بیشتری خواهید داشت تا با اساتید بیشتری در تماس باشید. نیازی نیست که به‌تمامی آنان ایمیل بزنید! در برابر این وسوسه مقاومت کنید که یک ایمیل بنویسید و آن را به تعداد انبوهی ارسال کنید. اساتید باهوش هستند؛ آن‌ها می‌توانند تشخیص دهند که آیا برای نوشتن این پیام فکر کرده‌اید یا نه. بعلاوه، آن‌ها با یکدیگر گفتگو می‌کنند و درصورتی‌که همگی یک نامهٔ واحد را از طرف یک دانشجو دریافت کنند، درمی‌یابند که شما تنها در حال تلف کردن وقت کل دپارتمان هستید.

توصیه ما این است که درواقع تنها درصورتی‌که موضوعی برای بحث با اساتید دارید، با آن‌ها تماس برقرار کنید. اگر تجارب تحقیقاتی پیشین شما در رابطه با کانون توجه آزمایشگاه‌های آن‌هاست، می‌بایست قادر باشید گفتگویی علمی در مورد کارشان داشته باشید. اگر تجربهٔ کمتری دارید اما واقعاً برای کار در آزمایشگاه‌هایشان مشتاق هستید، می‌بایست دلایل خود را طوری مطرح کنید که این امر احساس شود. اگر قصد ندارید که در زیرمجموعه‌های ایشان کارکنید اما دلایلی دیگر برای ارتباط با آن‌ها دارید (شاید ایشان با یکی از مشاوران یا اساتید تحصیلات تکمیلی شما همکاری دارند، یا یک‌بار در کنفرانسی با آن‌ها ملاقات کرده‌اید، یا...)، می‌بایست بتوانید به آن‌ها یادآوری کنید که چه کسی هستید و چگونه ارتباط برقرار کرده‌اید. اگر چیزی فراتر از اینکه "من برای برنامهٔ تحصیلات تکمیلی دانشگاه X درخواست می‌دهم و واقعاً مایلم که پذیرش بگیرم" ندارید، نامه‌ای ننویسید.

باید چه بگویم؟

هنگامی‌که تصمیم گرفتید با استادی در رابطه با برنامهٔ تحصیلات تکمیلی آیندهٔ خود ارتباط برقرار کنید، نیازی نیست که برای آن به‌اندازهٔ متن یک انگیزه نامه مشقت بکشید اما حائز اهمیت است که تأثیر اولیهٔ خوبی بجای بگذارید. پیشنهاد می‌کنیم دستورالعمل‌های زیر را دنبال کنید:

1. واضح و مختصر بنویسید. اساتید مشغله‌های زیادی دارند و تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. شما می‌خواهید که آن‌ها بتوانند پیغام شما را بخوانند، متوجه شوند و در اولین فرصت به آن پاسخ دهند. پس پیغام اولیهٔ خود را تا حد چند پاراگراف کوتاه، کم کنید.
2. خودتان را معرفی کنید. همان‌طور که در بالا اشاره کردیم، اساتید تعداد بسیار زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که متوجه هویت شما و دلیل اینکه برای آن‌ها ایمیل ارسال کرده‌اید، شده‌اند. در همان ابتدای پیغام بیان کنید که در حال درخواست برای برنامهٔ تحصیلات تکمیلی آن‌ها هستید. این امر شما را از دانشجویان لیسانس که در کلاس‌های ایشان حضور دارند، همکارانی که تقاضای معرفی دارند، غریبه‌های تصادفی که به‌طور اتفاقی با سایت آزمایشگاه برخورد کرده‌اند و بسیاری افراد دیگر که ممکن است ایمیل‌های ناخواسته‌ای ارسال کنند، متمایز می‌کند.
3. سؤال بپرسید. شما می‌خواهید به مشاور بالقوهٔ خود دلیلی بدهید تا به شما پاسخ دهد. اگر مایل هستید که به آزمایشگاه‌های آن‌ها بپیوندید، به ایشان اطلاع دهید و بپرسید آیا ظرفیت خالی برای دانشجویان فوق‌لیسانس یا دکترای جدید دارند یا خیر. اگر مشتاقید که در موردپژوهش، نکات بیشتری بیاموزید، سؤالات دقیقی بپرسید که بتوان به آن‌ها در چند جمله پاسخ داد (جملاتی مانند "می‌شود توضیح دهید چرا در اغلب مقالات اخیرتان...؟ و نه جملاتی مثل "می‌توانید در موردپژوهش خود بیشتر توضیح دهید؟) همان‌طور که در بالا توصیه کردیم، تنها در صورتی با اساتید تماس بگیرید که مطلبی برای گفتن داشته باشید.
4. در دسترس و آماده‌باشید. شما از این اشخاص می‌خواهید که لطفی در حقتان بکنند؛ کاری کنید که کمک کردن به شما برایشان آسان شود. درصورتی‌که آن‌ها تماس تلفنی را به ایمیل ترجیح می‌دهند، پیشنهاد خوبی است که مکالمه را از طریق تلفن پیگیری کنید و همچنین درصورتی‌که تمایل دارند در مورد پیشینهٔ شما بیشتر بدانند، اطلاعات اضافه‌تری در مورد خودتان (رزومه، ریزنمرات و...) برایشان ارسال کنید.
5. ویرایش! به‌غلط یابی بپردازید. از علامت‌های اختصاری و شکلک‌ها بپرهیزید. اگر نگران نحوهٔ نوشتار خود هستید، از یک دوست بخواهید تا پیغام شما را قبل از اینکه ارسال کنید، مطالعه کند. در کل، شما مایلید که به‌عنوان فردی باهوش و متفکر شناخته شوید، بنابراین سعی کنید از خطاهای فاحش اجتناب کنید. این متن به‌اندازهٔ مقالهٔ درخواست، رسمی نیست اما بااین‌حال باید برای آن تلاش کنید.

نمونه نامه به استاد

لطفاً در نظر داشته باشید که نمونهٔ ذکرشده، الگویی تمام‌عیار نیست و شما می‌بایست این اجازه را بدهید که علایق و اولویت‌های شخصی‌تان، تعاملات با اساتید و مشاورین بالقوه را شکل دهد. با این تفاسیر، امیدواریم که این متن روند نوشتن اولین ایمیل را تسهیل کند.

Dear [Prof of Interest],

I'm applying to the PhD program in neuroscience at [University] for fall 2019, and I'm especially interested in your lab. My previous research experience is in [research area], but I am also interested in [neuroendocrinology].

 I would like to learn more about your work, particularly your recent paper on [the subject of the paper]. My experience working with [developmental stuff] taught me [something relevant to endocrinology], so I am especially intrigued by the connections between the endocrine system and neural development. Is this something that I could explore in a rotation with your lab? Are you currently accepting new graduate students?

 If you have the time, I would love to discuss this with you by email or by phone (you can reach me at [number]). I am also happy to tell you more about myself and my background and can provide copies of my CV and transcripts upon request.

 Thanks for your time, and I hope to hear from you soon!

 Sincerely,
[your name]

 موفق باشید!